سعید صفایی | SAEED SAFAEE

اولویت بندی کارها روش های مختلفی دارد که به مواردی از آنها اشاره میکنیم

۱- ماتریس اولویت بندی (ماتریس اهمیت و فوریت)

۲- مسکو (MoSCoW)

۳- ABCDE روش

۴-  اولویت بندی اسکرام (Scrum Prioritization)

۵- مهم ترین کار (MIT)

6- مدل کانو(Kano Model)

ماتریس اولویت (ماتریس اهمیت و فوریت)

تکنیک ماتریس اولویت شامل قرار دادن تمام وظایف شما بر روی یک ماتریس چهار جعبه است

گاهی با نام‌ ماتریس استیون کاوی هم گفته میشود

ماتریس آیزنهاور

 پیش از قرار دادن هر فعالیتی در بخش خود، باید آن را از دو جهت بررسی کنیم

1- این کار چقدر اهمیت دارد

کارها و فعالیت‌هایی که انجام آن‌ها ما را به هدف‌هایمان نزدیک می‌کند و بی‌توجهی به آن‌ها می‌تواند مشکلاتی جدی و عمیق، با اثراتی نسبتاً طولانی برایمان ایجاد کند

2- این کار چقدر فوریت دارد؟

این کار یا فعالیت، تا چه حد نیازمند توجه در همین لحظه است؟
آیا مهلت زمانی کاملاً قطعی و مشخصی برای این کار وجود دارد ؟
آیا اگر این کار را در این لحظه انجام ندهم، فرصت انجام آن را به‌کلی از دست می‌دهم؟

کارهای مهم و فوری اولویت های اصلی شما هستند.

کارهای مهم غیر فوری اولویت های پایین تری دارند

 کارهای فوری کم اهمیت کاندیدای خوبی برای تفویض اختیار هستند.

 کارهای غیر فوری کم اهمیت چیزهایی هستند که احتمالاً نباید انجام دهید.

با قرار دادن هر کار در لیست خود در یک ربع در ماتریس آیزنهاور، می توانید تعیین کنید که اکنون باید روی چه چیزی کار کنید، بعداً روی چه چیزی باید کار کنید، چه چیزی را باید محول کنید و چه چیزی را باید از لیست خود حذف کنید

ماتریس تلاش – اثر

در ماتریس تلاش-اثر، شما وظایف را بر اساس میزان تلاش برای تکمیل آنها و تأثیری که تکمیل آنها خواهد داشت، ارزیابی می کنید.

 وظایف در دو ربع سمت راست اولویت شما هستند. وظایف کم تلاش، تاثیر زیاد احتمالاً بالاترین اولویت شما هستند زیرا نشان دهنده پیروزی های سریع هستند

ماتریس ارزش – هزینه

در ماتریس ارزش-هزینه، دو ربع بالا اولویت شما هستند. آیتم های با ارزش بالا، کم هزینه برنده های سریع شما هستند و موارد "ارزش کم، هزینه بالا" چیزهایی هستند که احتمالاً باید از انجام آنها اجتناب کنید.

۲. مسکو (MoSCoW)

 تکنیک ساده اولویت بندی است که در آن شما هر کار را در لیست کارهای خود به یکی از چهار دسته اختصاص می دهید

 کارهایی هستند که شما باید حتما انجام دهید

  کارهایی هستند که باید انجام دهید، اما اولویت کمتری نسبت به کارهای دارند

۳. ج –می‌توانستید انجام دهید: کارهای C انجام‌های خوبی هستند. شما دوست دارید آنها را انجام دهید، اما اگر این کار را نکنید احتمالاً مشکل بزرگی نیست.

۴. W - انجام نشود: وظایف W چیزهایی هستند که ارزش انجام دادن ندارند.

برای استفاده از این تکنیک، فهرست کارهای خود را مرور کنید و به هر کار یک دسته مسکو اختصاص دهید. سپس لیست را بر اساس دسته بندی مرتب کنید. وظایف M شما باید در بالا باشد. به دنبال آن‌ها، وظایف S، که با وظایف C دنبال می‌شوند. وظایف W باید حذف شوند.

اگر همیشه روی لیست خود از بالا به پایین کار می کنید، می توانید اطمینان حاصل کنید که همیشه بر روی وظایف با اولویت بالای خود، کار می کنید.

یک برنامه Kanban مانند Trello برای روش مسکو به خوبی کار می کند. یک لیست اصلی از وظایف مرتب نشده ایجاد کنید و سپس هر کار را به دسته مناسب بکشید. همچنین می‌توانید وظایف را در فهرست‌ها به سمت بالا و پایین بکشید و ترتیبی که می‌خواهید روی آنها کار کنید را مشخص کنید.

اما برای اینکه مسکو درست کار کند، باید مطمئن شوید که همه کارهایی که باید انجام دهید به لیست اصلی شما اضافه می شوند تا بتوانید آنها را دسته بندی کنید.

 یک راه آسان برای اطمینان از اضافه شدن وظایف به لیست شما این است که از (جریان کاری خودکار توسط ) استفاده کنید تا به طور خودکار وظایف را از مکان هایی مانند صندوق ورودی ایمیل و به لیست اصلی کارهایتان منتقل کنید.

۳. ABCDE

یکی از مواردی که روش مسکو برای آن موردی را در نظر نمی‌گیرد، وظایفی است که باید به شخص دیگری واگذار کنید. اگر کسی را نداشته باشید که به او تفویض کار کنید، باعث می‌شود که مسکو، بهترین روش باشد، اما اگر بتوانید وظایف را محول کنید، مشخص نیست که کدام وظایف باید محول شوند. یک جایگزین روش ABCDE برایان تریسی از کتاب " قورباغه را بخور" است.

مشابه مسکو، روش ABCDE با قرار دادن کار در لیست شما در هر دسته شروع می شود:

۱. وظایف A کارهایی هستند که شما باید انجام دهید (همانند وظایف M مسکو).

۲. وظایف B کارهایی هستند که باید انجام دهید (همانند وظایف S مسکو).

۳. وظایف C به خوبی انجام می شوند (همانند وظایف C مسکو).

۴. وظایف D وظایفی هستند که باید آنها را به شخص دیگری محول کنید (یا خودکار کنید).

۵. وظایف E وظایفی هستند که باید آنها را حذف کنید (همانند وظایف W مسکو).

فرآیند ABCDE مانند مسکو است: کارها را در لیست خود را مرور کنید، یک حرف را بر اساس اولویتش به آن اختصاص دهید، سپس وظایف خود را بر اساس حرف مرتب کنید. وظایف D را محول کنید و وظایف E را حذف کنید تا فقط با کارهای A، B و C باقی بمانید، سپس از بالا به پایین کار کنید تا مطمئن شوید که همیشه روی مهمترین وظایف خود تمرکز می کنید.

برنامه های Kanban نیز برای این تکنیک بسیار خوب کار می کنند. شما یک لیست اصلی خواهید داشت که به دنبال آن لیست های اضافی شامل وظایف A، B، C، D و E است. کارها را از فهرست اصلی به دسته مناسب بکشید و رها کنید، سپس کارهای A خود را شروع کنید.

۴. اولویت بندی اسکرام (Scrum Prioritization)

اولویت بندی اسکرام (که به آن اولویت بندی چابک نیز گفته می شود) روشی برای اولویت بندی است که بر ترتیب متکی است. اگر ۲۰ کار در لیست خود دارید، بر اساس اولویت و ترتیب، به هر کدام به ترتیب شماره ۱ تا ۲۰ اختصاص می دهید.

اولویت بندی اسکرام زمانی که باید دنباله را در نظر بگیرید بسیار خوب عمل می کند.

به عنوان مثال، بگویید که بالاترین اولویت شما کاشی کاری مجدد کف حمام است. با این حال، می‌دانید که لوله‌کش‌ها نیز باید لوله‌های جدیدی را در حمام خود اجرا کنند و برای این کار باید کف را برش دهند. راه اندازی لوله های جدید ممکن است اولویت کمتری باشد، اما از آنجایی که بر روی اولویت کاری شما یعنی کاشی کاری مجدد کف تاثیر می گذارد، ابتدا باید تکمیل شود.

در اولویت بندی اسکرام، شما هر کار را در لیست خود با استفاده از سه معیار ارزیابی می کنید:

۱. این وظیفه چقدر مهم است؟

۲. در مقایسه با سایر وظایف موجود در این لیست چقدر اهمیت دارد؟

۳. آیا کار دیگری به این وظیفه وابسته است؟

سپس، با استفاده از پاسخ به آن سؤالات، به هر کدام یک عدد ۱-n اختصاص می دهید (که n تعداد کل کارهای موجود در لیست شما است). شما نمی توانید دو وظیفه شماره ۱ داشته باشید. شما باید یکی #۱ و یکی #۲ بسازید. هر کار یک عدد منحصر به فرد می گیرد.

اولویت بندی اسکرام به تنهایی خوب عمل می کند، اما با روش های دیگری مانند مسکو و ABCDE نیز به خوبی جفت می شود. پس از دسته بندی وظایف خود بر اساس اولویت (به عنوان M، C، و W یا A، B، و C)، می توانید ترتیب کارها را به ترتیبی که قصد دارید آنها را تکمیل کنید، با در نظر گرفتن وابستگی های کاری که باید بر آن ترتیب تأثیر بگذارد، شروع کنید.

هر برنامه لیست کارهایی که امکان سفارش کشیدن و رها کردن را فراهم می کند برای اولویت بندی Scrum به خوبی عمل می کند. با این حال، شما همچنین می توانید از یک ابزار خاص اسکرام مانند Yodiz (طرح رایگان موجود) برای اختصاص دادن اعداد واقعی به وظایف به جای کشیدن و رها کردن آنها استفاده کنید.

مهمترین کار (MIT) یک روش اولویت بندی بسیار ساده است. به جای اینکه سعی کنید کل لیست کارهای خود را اولویت بندی کنید، هر روز صبح با انتخاب ۱ تا ۳ MIT شروع کنید – کارهایی که باید در آن روز انجام دهید.

حداقل یکی از MIT شما در هر روز باید با اهداف شما مرتبط باشد تا اطمینان حاصل شود که روزانه کاری انجام می دهید تا به شما در رسیدن به اهدافتان کمک کند. و در حالی که به احتمال زیاد بیش از MIT خود را در یک روز تکمیل خواهید کرد، انتخاب MIT خود در صبح و تعیین ضرب الاجل تضمین می کند که هر روز زمانی را به کار بر روی کارهای مهم و با اولویت بالا اختصاص می دهید.

نکته خوب در مورد MIT این است که از نظر فنی حتی برای استفاده از این تکنیک نیازی به لیست کارهایی ندارید. با این حال، برنامه افزودنی رایگان کروم Momentum راه خوبی برای حفظ ذهنیت MIT شما ارائه می دهد. از شما می‌خواهد اولین باری که Chrome را باز می‌کنید، فوکوس را برای روز انتخاب کنید، و سپس هر بار که یک برگه مرورگر جدید را باز می‌کنید، آن فوکوس را به شما نشان می‌دهد.

مدل کانو(Kano Model)

مدل کانو ویژگی‌های یک محصول را به پنج دسته زیر تقسیم می‌کند و در هر دسته نوع خاصی از نیازها و ارزش‌های مشتری بیان میکند

قابلیت‌های ضروری: اگر این قابلیت‌ها را نداشته باشید، مشتریان حتی به استفاده از محصول شما به عنوان راهکاری برای مشکلات خود فکر هم نخواهند کرد

قابلیت‌های عملکرد: هرچه بیشتر روی این قابلیت‌ها سرمایه‌گذاری کنید، به سطوح بالاتری از رضایت مشتریان دست خواهید یافت

قابلیت‌های هیجان‌انگیز: این قابلیت‌ها غافلگیری‌هایی جذاب هستند که مشتریان انتظار دیدن آن‌ها را ندارند، اما زمانی که پیاده‌سازی می‌شوند واکنشی هیجان‌انگیز در آن‌ها پدید می‌آورند

 قابلیت‌های  بی‌اثر: ویژگی های بی‌اثر ویژگی‌هایی هستند که برای مشتری چندان مهم نیستند

قابلیت‌های معکوس: این ویژگی‌ها برعکس عمل می‌کنند، یعنی هرچه بیشتر وجود داشته باشند رضایت مشتری کمتر می‌شود. دقیقاً برعکس ویژگی‌های عملکردی هستند

محور افقی کارایی ویژگی‌های یک محصول را نشان می‌دهد

محور عمودی رضایت مشتری را نشان می‌دهد